Saiba como organizar o livro de ocorrências do condomínio

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O livro de ocorrências de seu condomínio funciona como deve? Será que tudo que é registrado neste instrumento é realmente verificado e as devidas providências tomadas? Como devo organizar o livro de ocorrências? Você sabia que a verificação pode fazer toda a diferença para o bom andamento da administração?
De fato, nem todos dão a devida importância a essa ferramenta preciosa — muitas vezes, vista como a principal responsável por uma boa gestão — uma vez que, por seu intermédio, a administração fica ciente de tudo que ocorre no edifício, como seus problemas e necessidades.
Neste post, você vai saber o que é o livro de ocorrências e como ele pode melhorar a administração de um condomínio. Veja!

O que é um livro de ocorrências e como ele funciona?

É uma ferramenta que contribui para o trabalho de um síndico, facilitando a comunicação entre todos os usuários, como gestor, moradores e funcionários. É por meio dessa ferramenta que os condôminos conseguem ser ouvidos pela administração, ou seja, eles informam qualquer problema, propõem melhorias, registram alguma desavença com vizinhos, etc.
Podemos dizer que a principal função do livro de ocorrências é fornecer subsídios para que o síndico trabalhe para melhorar o funcionamento das áreas afins do condomínio, bem como o relacionamento entre os moradores para que tudo fique ao agrado dos condôminos e funcionários.
Trata-se de um documento de domínio público localizado em um local de fácil acesso, justamente para ficar ao alcance dos moradores que quiserem fazer qualquer anotação relevante.

Como ele deve ser utilizado?

O livro de ocorrências deve ser organizado a cada ano pelo síndico e sua comissão. Ele também deve conter algumas regras, visto que se trata de um documento a ser utilizado em diversas situações conflitantes e que muitas vezes, ocorrem quando menos esperamos.
Ele deve ser utilizado por qualquer morador do condomínio. Portanto, um dos locais em que pode ficar é na portaria, acessível a todos — sob a supervisão do zelador ou porteiro.

Quais são as vantagens do livro de ocorrências do condomínio?

Apesar de alguns administradores não darem tanta importância a esse instrumento, existem diversas vantagens que merecem ser relacionadas. Veja:


● permite ao condomínio uma transparência em relação à administração, tendo em vista que o gestor terá acesso às principais reclamações e necessidades dos moradores, bem como receberá sugestões variadas para melhorias no local;


● trata-se de um canal importante de comunicação que garante que os gestores tenham ciência sobre tudo que ocorre no condomínio, mesmo na ausência do síndico;


● o livro de ocorrências ajuda também no que se refere à gestão disciplinar — mantendo o síndico ciente sobre multas e advertências;


● em casos de problemas e disputas entre vizinhos, é visto como um documento importante que serve como prova judicial — pois qualquer reclamação e sugestão é, geralmente, anotado nesse livro.

Quais as formas de registro de ocorrências dentro de um condomínio?

O uso do livro requer sua utilização adequada para que, de fato, seus benefícios sejam aproveitados. No entanto, cada condomínio pode usar a ferramenta que julgar mais efetiva. Dito isso, nos moldes tradicionais, existem duas alternativas eficazes. São elas:


● convencional: é o modelo que citamos neste conteúdo, ou seja, o livro em que todos que fazem parte do condomínio — moradores, funcionários e síndico — podem fazer seus registros;


● descartáveis: é uma modalidade também utilizada por muitos condomínios, no entanto é uma opção menos democrática — já que só o síndico tem acesso. Consiste em destacar, dobrar e depositar em uma caixa a folha preenchida com o registro.

Quais os cuidados para que os registros feitos no livro de ocorrências sejam consideradas?

Como já mencionado neste artigo, o livro de ocorrências recebe diversos tipos de registro, como necessidades, sugestões, reclamações, desavenças entre vizinhos, etc.
O síndico, por sua vez, deve organizar o livro de ocorrências, criar regras para esses registros, para que não seja usado para acusações sem fundamento, difamação, calúnias, entre outras ações negativas. Esses registros podem gerar sérios problemas entre vizinhos e, provavelmente, não serão consideradas se não houver provas.
Ele deve deixar claro para os moradores e funcionários que tudo que for registrado precisa ser bem pensado, já que se trata de um documento que serve de indício para qualquer tipo de ação judicial.
Confira, então, algumas regras que podem contribuir para organizar os registros:


● o reclamante deve fazer suas anotações em letra legível. Deve informar seus dados, como seu nome, apartamento, e-mail, telefone data e, por fim, assinar;


● as regras da boa educação e cordialidade devem ser observadas no registro — evitando-se citar nomes e acusar qualquer pessoa sem que haja provas;


● as respostas, que podem ser feitas pelo síndico ou alguém do conselho, também, devem ser de forma respeitosa e cordial.


Visando o uso adequado desse instrumento, a administração deve fixar as regras, devidamente impressa, na capa do livro. Assim, todos terão ciência dessas diretrizes, antes mesmo de fazerem o registro.

Como funciona o livro online e como ele pode ser benéfico para o condomínio?

Usar a tecnologia é sempre uma excelente opção em qualquer tipo de trabalho, agiliza e torna tudo mais prático, não é mesmo? Nos condomínios não é diferente. Sabia que o livro de ocorrência do condomínio pode ser online?
Dito isso, não há de se estranhar que em muitos condomínios o antigo livro já tenha sido substituído por uma versão digital. No entanto, o que antes era feito de forma pública, em que todos tinha acesso, nessa opção ganha uma maior privacidade, visto que só quem faz o registro e o síndico têm acesso ao conteúdo.
Como era de se esperar, a tecnologia traz sempre vantagens para todos. Confira quais são elas:


● agiliza qualquer tomada de decisão, visto que é acessada mais rapidamente;


● devido ao seu acesso ser feito de qualquer lugar, ela não cai no esquecimento do síndico;


● assegura que as informações se mantenham mais organizadas;


● mantém os dados dos condôminos atualizados;


● organiza e filtra os assuntos que ainda não foram resolvidos.


Como você conferiu neste conteúdo, a forma tradicional de organizar o livro de ocorrências ainda é muito utilizada, no entanto a forma eletrônica está a cada dia ganhando mais espaço nos condomínios. Trata-se de uma possibilidade mais ágil e de fácil acesso.
Gostou deste post? Esperamos que sim! Em caso de dúvidas, entre em contato conosco! Temos muitas soluções para suas questões e estamos à sua disposição!

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