Saiba como fazer cotações de compras para condomínio!

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Administrar um condomínio exige bastante dedicação e comprometimento do síndico. Além de zelar pela área física do local, buscando soluções para os diversos problemas, ele controla o trabalho dos funcionários e atua na mediação de conflitos. Saiba como fazer cotações de compras para condomínio.

Um outro ponto importante da sua atuação é a contabilidade, que envolve conhecimento em cotações de compras para o condomínio. Sobretudo, a tarefa exige a conferência de preços junto aos fornecedores e demanda total atenção para evitar erros, que podem comprometer o bom andamento da gestão.

Pensando nisso, preparamos este post. No conteúdo, vamos falar sobre as cotações de compras para condomínio e apresentar algumas dicas para evitar erros nesse processo. Veja só:

O que é cotação de compras?

Trata-se de um processo essencial em qualquer administração, geralmente feito pelo departamento de compras, cujo objetivo é a busca de bons produtos e serviços, a melhores preços. Caracteriza-se pela análise apurada de valores oferecidos por variados fornecedores.

Por meio da cotação, é possível escolher a melhor oferta e decidir quem vai fornecer determinado produto ou prestar dado serviço. Com o sistema, também é possível saber as condições, características e valores do que está sendo oferecido por cada empresa fornecedora.

Portanto, a cotação de compras é, na verdade, uma atividade essencial para a contenção de gastos e manutenção da saúde financeira de qualquer administração.

Como funciona a cotação de compras para condomínio?

Apesar de ser uma tarefa consideravelmente simples, ela requer muita atenção por parte do síndico, pois erros comuns podem atrapalhar o processo. Abaixo, indicamos alguns passos que podem ajudar a otimizar a escolha e análise dos fornecedores:

1º passo: selecione as empresas

No mínimo, três empresas devem ser escolhidas e, de preferência, aquelas que se situam próximas ao condomínio para simplificar e baratear o processo de logística. Nesta fase, é necessário que o síndico faça uma pesquisa, buscando informações nos sites das empresas — onde, geralmente, disponibilizam dados muitos valiosos acerca dos produtos e serviços que serão cotados, como:

  • especificações técnicas;
  • garantias;
  • tempo de atividade;
  • referências da empresa;
  • outros clientes, entre outros.

2º passo: faça uma descrição completa da solicitação

Com uma solicitação detalhada corre menos riscos de haver problemas ou dúvidas e ainda diminui o tempo de atendimento. Devem constar todas as informações importantes relacionadas ao produto ou serviço, sempre pensando nas principais demandas do condôminos.

3º passo: inclua informações complementares

Tão importantes quanto a descrição completa da solicitação, as informações complementares também agilizam o processo, como o limite de tempo para receber os orçamentos e as visitas técnicas — que geralmente tem o prazo de duas semanas.

4º passo: atenção aos orçamentos

Desconfie de valores muito baixos e, da mesma forma, não eleja o fator preço como o único parâmetro de escolha. Cheque tudo e não abra mão de um contrato onde estarão definidos os itens. Por fim, observe as garantias.

5º passo: encerramento

Ao escolher a empresa, informe as demais sobre o final do processo. Isso, evitará contatos futuros desnecessários e contribuirá para um bom relacionamento com as empresas do setor.

Quais são as principais dicas ao fazer cotações de compras para condomínio?

Algumas dicas podem ajudar na obtenção de bons resultados no sistema de cotação de compras. Veja algumas boas práticas!

Constate a necessidade

É sempre um desafio manter as contas do condomínio equilibradas, visto que a todo instante surgem problemas inesperados que podem pesar bastante no orçamento, como aqueles relacionados à manutenção de elevador, piscina, caixa d’água, entre outros.

Sendo assim, é prudente avaliar as reais necessidades de cada item ou serviço a serem cotados para, dessa forma, manter em equilíbrio as contas do condomínio.

Opte pelo fornecedor mais vantajoso

Constatada a necessidade do item ou serviço e havendo disponibilidade em caixa, aí sim você já pode buscar o fornecedor mais vantajoso, ou seja, que ofereça um produto bom, bem-visto pelos demais clientes e a preços acessíveis.

Dê preferência a fornecedores próximos, faça pesquisas e visite os sites. Hoje, a maioria das empresas conta com endereços online onde é possível você se informar sobre o produto ou serviço. Nessas páginas, você poderá obter informações do tipo:

  • características do serviço ou produto com fotos;
  • condições e prazo de entrega;
  • suporte pós-vendas;
  • política de garantias da empresa. 

Negocie

Negocie sempre! Afinal, quanto mais concorrência houver no mercado, mas essa regra ganha relevância. Tenha em mente que, se você quiser, pode conseguir bons preços, mas terá que negociar para isso. Hoje, existe muita disputa de mercado, as empresas querem vender e se você solicitar algumas vantagens, pode sim obter melhores condições.

Mantenha o Contato

Manter canais de contato com fornecedores é essencial para não perder nenhum bom negócio. Em alguns casos, é normal que fornecedores tentem entrar em contato e não consigam. Sendo assim, deixe seus canais abertos, como telefones e e-mails. Os potenciais fornecedores devem ter facilidade de acesso.

Faça tudo de acordo com a lei

É comum que algumas empresas para obterem certas vantagens proponham condições atraentes que não devem ser, de forma alguma, consideradas. Exemplo disso são empresas que baixam seus preços em troca da não emissão de nota fiscal. Vale informar que existem repercussões negativas para as empresas que se submetem a isso, como:

  • perda de garantia do negócio;
  • furos contábeis na hora de fazer o balanço;
  • agir de forma ilegal.

Tenha um controle de pagamento

Como você pode perceber, o planejamento é essencial para uma gestão condominial, ainda mais que sabemos a quantidade de imprevistos que surgem nesse tipo de função. Sendo assim, organizar os vencimentos é um passo importante para não deixar a gestão no vermelho.

Dessa forma, ter uma planilha com todos os lançamentos de suas compras realizadas é a melhor dica para manter organizado seu calendário de cotações. Esse histórico também pode ajudar nos processos futuros.

Fazer cotações de compras para o condomínio é essencial para manter tudo organizado e dentro do orçamento previsto. Siga nossas dicas e obtenha sucesso nesse sistema de compras.

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