O que é SLA e como usar nos projetos e processos do condomínio?

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O trabalho na gestão de condomínios muitas vezes envolve a relação com prestadores de serviços. Garantir que eles executem tudo dentro de um padrão mínimo de qualidade pode ser um desafio. Nesse sentido, saber o que é um SLA é um bom ponto de partida.

O SLA ajuda gestores a contratarem serviços com mais confiança e menos risco. Esse documento define métricas, multas e orientações de modo claro e objetivo. Assim, todos os serviços podem ser planejados e executados com expectativas alinhadas.

Se você quer saber mais sobre o que é um SLA e como ele influencia no dia a dia da gestão do seu condomínio, leia o post a seguir!

O que é um SLA?

O Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço, é um documento utilizado para otimizar a gestão de qualidade de contratos de prestação de serviços. Ele faz a definição de controles de qualidade, multas, requisitos básicos de performance e prazos.

Desse modo, os envolvidos em um contrato podem se planejar com menos riscos e ter mais confiabilidade na hora de decidir a melhor forma de executar uma rotina.

Faz parte do SLA:

  • os prazos para a entrega de resultados;
  • os indicadores de performance;
  • o escopo das operações;
  • as multas e cláusulas de cancelamento;
  • os meios de mensuração de resultados;
  • os dados dos envolvidos na relação comercial.

Como o SLA pode ser utilizado no dia a dia da gestão do condomínio?

O SLA é um documento fundamental para a gestão de contratos de prestação de serviços. Ele dá mais transparência para o modo como as rotinas serão executadas e as expectativas envolvidas. Além disso, permite que os processos sejam planejados com mais cuidado.

Dentro do SLA estarão todos os pontos de controle de qualidade, os prazos e demandas do cliente. Também serão colocados os mecanismos necessários para que o prestador de serviços consiga executar o seu trabalho sem erros.

Isso dá mais segurança para ambos, afinal, será mais fácil definir a melhor forma de entregar resultados dentro das expectativas e não cruzar o escopo das operações. Caso algum litígio judicial ocorra, por exemplo, os envolvidos terão mais facilidade para identificar o que não aconteceu e por qual motivo a ação foi executada.

Como elaborar um SLA?

A elaboração de um SLA envolve quatro grandes passos. Eles são delimitados conforme o perfil das operações e do serviço contratado. Saber quais são e como fazer cada um permite ao gestor de condomínios contratar empresas parceiras com menos risco e mais chance de sucesso.

Confira a seguir como estruturar o seu SLA:

Conheça as suas demandas

Nenhum SLA é bem estruturado sem que as demandas sejam listadas corretamente. Afinal de contas, são as necessidades do condomínio que guiarão as regras do acordo. Por isso tenha esses dados levantados de modo claro e objetivo.

É importante saber o que o condomínio precisa, com que frequência os resultados devem ser entregues e como o prestador de serviços pode ajudar a atingir essas metas. Isso facilitará a relação entre ambos ao longo de todo o contrato. Ao mesmo tempo, permitirá que os custos sejam melhor ajustados, aumentando o custo-benefício do investimento.

Crie regras de controle de qualidade

Um dos pontos fundamentais do Service Level Agreement é o controle de qualidade. Ele ajuda o condomínio a avaliar se os profissionais contratados estão executando as atividades dentro do esperado. Ao mesmo tempo, facilita a revisão de rotinas e a otimização do planejamento.

Por isso é importante ter regras de controle de qualidade. Elas auxiliam na melhoria do serviço prestado e otimizam as expectativas de todos. Para isso, conte com métricas de performance, revisões regulares e feedbacks claros e transparentes.

Defina multas e cláusulas de cancelamento

Se algum problema ocorrer ao longo da prestação de serviços, é importante que existam mecanismos para encerrar o contrato e garantir que o seu investimento seja protegido. Ter esses dados definidos com clareza, por sinal, é uma das melhores formas de dar segurança para o seu contrato. Afinal, garante que as decisões tomadas sempre terão respaldo no que ambos concordaram.

As medidas que podem levar ao cancelamento do contrato devem valer para o contratante e o contratado. Portanto precisam ser negociadas com cuidado e com a garantia de que todos concordam com os termos.

Revise o SLA periodicamente

As demandas do condomínio mudam com o tempo e o SLA deve ser adaptado continuamente para garantir que a empresa sempre tenha um prestador de serviços que consiga atender as suas necessidades. Por isso é fundamental que o SLA seja revisto regularmente. O período entre revisões, inclusive, pode entrar no documento.

Sempre que chegar a hora de revisar o SLA, faça um levantamento dos dados sobre o serviço prestado, os erros e o que pode ser otimizado. Comunique-se com o prestador de serviços e busque fazer um novo acordo que atenda a todos. Isso manterá o retorno sobre o investimento feito em bom tamanho e evitará surpresas no futuro.

Por que ter uma gestão de contratos otimizada?

Condomínios lidam com vários prestadores de serviços no seu dia a dia. Manutenção de elevadores, empresas de limpeza e fornecedores de equipamentos são apenas alguns exemplos. Por meio de todas essas relações comerciais, há a necessidade de sempre manter um bom padrão de qualidade.

Esse é o trabalho da gestão de contratos. Ela busca identificar o melhor modo de organizar os acordos e as suas bases. Além disso, auxilia na prevenção de riscos e prejuízos.

Por isso os gestores de condomínio devem sempre estar atentos aos contratos firmados e empregar boas práticas. Elas aumentarão o retorno sobre o investimento e evitarão escolhas que levem a perda de verbas. Com isso, a saúde financeira pode ser mantida sem grandes dificuldades.

Nesse cenário, saber o que é o SLA é fundamental. Esse é um dos documentos mais importantes durante a prestação de serviços: com o SLA, a relação torna-se mais clara, robusta e guiada por princípios iguais a todos.

Portanto, sempre faça a sua aplicação. O processo dará mais segurança para todos os seus contratos. Consequentemente, prejuízos e erros serão muito menos frequentes no seu dia a dia. Gostou da nossa dica? Então compartilhe o post com os seus contatos para que mais pessoas saibam sobre esse mecanismo de gestão!

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