Como implementar compliance em condomínios?

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A compliance em condomínios representa um comportamento administrativo que está se tornando cada vez mais comum. À medida que mais prédios são construídos e habitados, surge a necessidade de pensar em sua administração de uma maneira diferente. Esse tipo de empreendimento pode parecer não ter uma rotina rígida como de uma empresa, mas apresenta aspectos que demandam um comportamento mais profissional por parte da gestão.

Nesse caso, não é anormal a contratação de um síndico profissional e de uma gestora para cuidar dos assuntos do prédio com mais efetividade. Dessa forma, é possível implementar uma compliance com mais eficiência.

Não tem ideia do que estamos falando? Neste texto, vamos explicar para você o que é compliance em condomínios e como implementá-la. Confira!

O que é compliance?

De origem inglesa, a palavra compliance vem do verbo to comply, que basicamente significa estar de acordo com a regra. Porém, na prática, sua definição tem um aspecto mais profundo, estando relacionada aos processos de corrupção empresarial.

O que acontece é que, conforme casos de imoralidade nos negócios se tornaram mais e mais comuns, foi necessário criar manuais de conduta que pudessem garantir operações mais transparentes. É aí que a compliance entra, sendo um conjunto de instruções internas que visam garantir a aplicação das normas legais e a identificação de comportamentos desonestos.

Vale lembrar que é importante não confundir compliance com auditoria, pois elas têm propósitos totalmente diferentes. Enquanto a compliance tem relação com a execução de melhores práticas para manter uma empresa ou condomínio de acordo com as normas, a auditoria tem o objetivo de analisar o histórico financeiro e as condutas do prédio, por exemplo.

Por que a compliance em condomínios é importante?

Como podemos perceber, a compliance é um mecanismo fundamental para manter as ações dos frequentadores de um condomínio as mais transparentes possíveis. Ela é uma forma de garantir que as regras do prédio serão cumpridas e que todos os processos internos e de segurança serão realizados de maneira clara.

No senso comum, muitos podem não acreditar na possibilidade de que um prédio possa sofrer de problemas de corrupção, porém essa é uma visão equivocada. Tanto os funcionários quanto os moradores e, inclusive, o síndico estão sujeitos a ter comportamentos errados, ainda mais quando se trata de gerir as finanças.

Quais são as características da compliance?

Por abranger assuntos bastantes amplos que vão desde regras de comportamento até de que forma administrar as finanças de maneira coerente, a compliance tem alguns aspectos bem característicos. Entre outras condutas, podemos destacar:

  • critérios e exigências bem estabelecidos para escolher o síndico;
  • avaliações das contratações que vão além do preço e visam à qualidade do que é oferecido;
  • prestações de contas modernizadas a fim de garantir que todos tenham acesso aos dados financeiros do condomínio a qualquer momento;
  • monitoramento das obras para que elas estejam de acordo com o que foi planejado;
  • manutenções implementadas de acordo com a legislação, principalmente, com a ABNT NBR 5674;
  • verificação de pagamentos, sejam taxas, impostos ou encargos sociais.

O que é preciso para implementá-la?

Até aqui podemos acompanhar toda a parte teórica que define a compliance em condomínios. Contudo, existem algumas maneiras de tornar essa prática em realidade. Neste tópico, você vai saber o que fazer para implementá-la. Continue!

Faça um mapeamento do condomínio

Nesse caso, é importante estar atento para a rotina interna do prédio, especificamente a sua cultura e os tipos de moradores e de funcionários. Condomínios podem parecer a mesma coisa estruturalmente, no entanto têm aspectos bastante próprios, de modo que, às vezes, determinadas normas podem não ser tão eficazes.

Recomendamos que seja feita uma análise profunda sobre os possíveis comportamentos inadequados. Deve-se listar essas situações, sempre visando às qualidades de quem vive no local.

Defina as principais regras

Provavelmente, aqui, a gestão já terá informações suficientes retiradas da análise sobre os possíveis comportamentos impróprios. Agora é hora de determinar quais serão as regras e políticas de conduta utilizadas para implementar a compliance no prédio. Com esse objetivo, será necessária a geração de um manual que ajude a guiar tanto a administração quanto os moradores.

Um adendo é que ele não pode ser feito apenas tendo em vista um determinado tipo de pessoa. É importante que tenha regras para todos os que frequentam o prédio. Além disso, também é interessante que a gestão faça regras para a contratação de serviços e compra de materiais, tornando todos os processos alinhados.

Converse com os moradores

À medida que a compliance é aplicada, o diálogo se torna fundamental para que todos os aspectos normativos sejam entendidos e possam ser implementados com sucesso. Sabemos que cada morador tem características diferentes, e alguns podem não entender o propósito.

Por isso, é essencial que a administração seja bastante clara sobre as regras, inclusive, acerca de como isso é apresentado no manual. Além disso, é pertinente estabelecer punições bem definidas a respeito de certos comportamentos, deixando clara a necessidade de evitá-los para preservar o bem-estar de todo o condomínio.

Invista em treinamento

Essa é uma dica que tem relação direta com os funcionários do prédio: é essencial que eles estejam alinhados com as condutas exigidas no ambiente. Os prestadores de serviços devem saber como agir dentro das políticas do condomínio, e a melhor maneira de garantir isso é pelo treinamento.

Essa prática precisa ser realizada não apenas no momento da contratação, mas também periodicamente, para que eles entendam e possam implementar aquilo que foi estabelecido quase que automaticamente. Dessa maneira, cada vez mais o prédio será um ambiente seguro e correto.

Mostramos até aqui a importância da compliance em condomínios e como essa prática pode garantir um ambiente mais transparente, o que assegura que todos os processos, sejam eles financeiros ou de comportamento, estejam alinhados e sejam regidos por normas e regras bem estabelecidas. 

No entanto, é preciso destacar que a compliance não pode ser apenas destinada aos funcionários. Moradores também devem estar alinhados com todas as determinações e precisam estar cientes de que, se não cumpri-las, estão sujeitos a punições. Dessa maneira, é possível garantir que a implementação da compliance seja para todos.

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