Como fazer um roteiro para reunião de condomínio? Veja aqui!

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A reunião de condomínio, mais conhecida como assembleia é essencial para que o síndico realize um bom trabalho. Afinal, será nesse momento em que todos os interessados estarão reunidos. Na verdade, é uma forma muito saudável de sugerir soluções para alguns problemas e propor melhorias que interessam a todos. 

No entanto, para que esse tempo de reunião tenha um bom resultado, é aconselhável que o síndico planeje muito bem alguns detalhes. Um roteiro, nesses casos, é o mais recomendável, visto que se for seguido de forma adequada, o que for importante será abordado para que todos juntos decidam pela melhor solução.

Neste artigo, você saberá como fazer um bom roteiro e, assim, se organizar para a reunião de condomínio ou assembleia de forma que nada fique de fora. Confira!

Atraia os condôminos

A primeira coisa a ser feita para organizar uma reunião de condomínio é atrair os condôminos — visto que é interesse de todos que a maioria dê sua opinião nas questões que serão debatidas e resolvidas. Veja o que todo administrador de condomínio deve fazer para que a maioria participe:

  • insira na convocação observações do tipo: “sua presença é muito importante para a valorização do nosso patrimônio: participe”;
  • os comunicados devem ser enviados pelo Mural Digital ou físico, e-mails e outros meios de comunicação, 15 dias antes da reunião, uma semana antes, dois dias antes e na data.

Crie regras para a reunião de condomínio

Para que tudo seja feito no tempo previsto de reunião, será necessário que algumas regras sejam criadas e todos os participantes tenham acesso. Ou seja, será preciso criar um protocolo. Isso é necessário para que o foco seja tratado sem que nada atrapalhe. Veja algumas regras que devem constar:

  • não interromper quando alguém estiver dando sua opinião ou sugestão;
  • manter os celulares devidamente desligados ou, na impossibilidade, que permaneçam no modo silencioso;
  • sinalizar com a mão para solicitar a palavra;
  • manter o respeito com todos os condôminos;
  • estabelecer um limite de tempo para cada pessoa que quiser falar;
  • não discutir nenhum tema ou questão pessoal.

Outras tantas regras poderão ser incluídas de acordo com o que resolver o síndico e a comissão.

Ofereça um espaço agradável

Você pode preparar o ambiente com antecedência e tornar o local bem agradável. Prepare uma música ambiente e um café com biscoitos, por exemplo. Depois escolha uma boa disposição de cadeiras, de preferência em círculos para que todos participem ativamente e mantenham uma ótima comunicação.

O ideal é que não seja um local muito grande, a fim de que todos fiquem entretidos no assunto em pauta. Ao mesmo tempo, deve ser um local acolhedor com assentos confortáveis para que todos se sintam bem e, assim, permaneçam até o final da reunião.

Defina as pautas para a reunião de condomínio

Determinar os assuntos mais importantes para serem debatidos e resolvidos é essencial. Por isso, escolha os mais urgentes para o condomínio e que precisam ser discutidos. Selecione com cautela, a fim de que a reunião não se estenda muito e as pessoas comecem a se retirar do local. Veja como fazer:

  • eleja de quatro a cinco temas, visto que podem se estender e, dessa forma, evitar que algum assunto importante fique de fora;
  • para cada pauta, escolha os tópicos que devem ser abordados — sempre calculando o tempo de discussão para cada um deles;
  • prepare os documentos que serão necessários para quaisquer comprovações, para isso é possível contar com um projetor e dessa forma ganhar mais tempo — uma vez que os documentos serão visualizados por todos ao mesmo tempo

Vale ressaltar que para que uma reunião de condomínio com tudo que nela tenha sido decidido seja válida, é importante que a ata seja assinada pelo presidente de mesa e pelo secretário.

A pandemia contribuiu para que as assembleias condominiais fossem realizadas de uma nova maneira que é o formato virtual. Nesse caso toda a preparação permanece igual, menos a preocupação com o local e o projetor. Aqui no blog você encontra outros conteúdos que dão docas práticas de como preparar uma assembleia virtual.

Conforme visto neste conteúdo, fazer um roteiro deixa o trabalho mais simples e prático. Um ambiente agradável, faz com que as pessoas permaneçam no local até o fim. Sem contar que cronometrar os assuntos e colocar em uma ordem de prioridade também ajuda a solucionar as questões sem que nada fique de fora.

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