Assembleia virtual: Dicas e ferramentas para ter sucesso na execução

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A tecnologia facilita a vida, traz segurança, conforto e flexibilidade. Na comunidade condominial acontece da mesma forma. Todo síndico precisa lidar com diversos empecilhos na sua rotina de reuniões e assembleia virtual, como disponibilidade de horário ou até mesmo o isolamento social. Mas, as assembleias virtuais e reuniões online tem sido uma excelente alternativa para essas dificuldades.

Continue acompanhando este artigo e veja os cinco principais benefícios da assembleia virtual e dicas de ferramentas para facilitar a sua execução.

Pontos positivos de uma assembleia virtual

1 – Discussões mais objetivas

As reuniões online costumam ser mais objetivas que as presenciais, focando no que realmente é importante a ser discutido. Dessa forma, tornam-se mais produtivas e os itens da pauta não ficam tão pesados.

2 – Ata de assembleia mais detalhada

Afinal, na assembleia virtual, os condôminos têm a possibilidade de deixar por escrito as suas opiniões sobre cada um dos tópicos no momento de registrar a sua votação na ferramenta.

3 – Maior participação dos condôminos

Assim como para o síndico, muitas vezes os condôminos possuem vidas atarefadas e não conseguem conciliar seus horários com as assembleias. Então, a realização de forma digital permite que o condômino participe de qualquer lugar, com acesso à internet, que seja mais confortável para ele.

Outro fator interessante é que os condomínios que aderiram à assembleia virtual tiveram uma porcentagem de participação maior que 50%. Isso acaba gerando outro ponto muito positivo: engajamento. Como a acessibilidade agora é maior, os condôminos ficam mais por dentro das demandas do condomínio e consequentemente mais interessados.

4 – Economia de tempo e dinheiro

Assim como falamos logo acima, as assembleias virtuais costumam ser mais rápidas e objetivas, por esse motivo otimizam o tempo.

Além disso, sabemos que essas reuniões normalmente envolvem a organização de comes e bebes para tornar o ambiente mais leve e agradável possível, então, a realização virtual da assembleia possibilita ainda uma economia financeira.

5 – Atualização Cadastral

A assembleia virtual permite que as informações como número telefônico, e-mail para contato e outros, permaneçam sempre atualizadas no cadastro do condômino para que ele possa participar. Essa atualização ajuda muito no trabalho da administradora e do síndico.

Ferramentas que podem facilitar a realização da sua assembleia virtual

  • Validação dos votos:

    O Microsoft Forms é uma ferramenta rival dos formulários do Google para criar questionários e cadastros personalizados online. O app permite criar perguntas de vários formatos diferentes, publicar em um link na web e coletar as respostas em tempo real, com gráficos criados automaticamente sobre cada item em pauta.
  • Gravar as Assembleias:

    O Zoom Cloud Meetings é um aplicativo gratuito de videoconferência online com versões para Android e iPhone (iOS). Nele, você consegue conversar por mensagem de texto, compartilhar documentos e fazer chamadas de vídeo em grupo com até 25 pessoas. No plano básico, grátis, as reuniões com mais de dois participantes são limitadas a 40 minutos. Para realizar assembleias com tempo maior, é necessário contratar a versão paga do app.

Além disso, ele permite que você grave todo o período da chamada. Essa opção é muito positiva pois, você poderá disponibilizar para os condôminos que não estiveram presentes, assistirem depois.

  • E se cair a internet?

    Bom, lidar com a tecnologia é estar preparado para quaisquer imprevistos, sejam eles causados pela falta de energia ou talvez uma oscilação na internet. Nesse caso, o 4g pode ajudar muito! Certifique-se de que o seu celular esteja com o roteador ativo e, caso a internet da sua casa venha a faltar, conecte rapidamente no seu 4g e pronto, você estará de volta na chamada.

Além disso, ter duas pessoas conduzindo a assembleia caso haja problema com equipamento ou internet é essencial. Assim, a outra pessoa, coanfitrião, poderá conduzir a assembleia, compartilhando a tela e mostrando os materiais.

Dicas importantes para uma assembleia de sucesso

  • Preparação para assembleia

Independente se a assembleia é presencial ou virtual a “preparação” faz toda diferença.

  • Para começar, escolha um local reservado e livre de distrações, de preferência em uma temperatura em que você se sinta confortável;
  • Garanta uma boa luminosidade no espaço escolhido;
  • Mantenha seu microfone fechado enquanto não fala, para evitar interferências externas;
  • Atenção à organização do seu espaço;
  • Procure abrir a câmera para parecer mais próximo dos demais participantes;
  • Teste as ferramentas: computador, internet, celular, apps necessários, etc…
  • Informe previamente os condôminos sobre como vai funcionar a votação pelas plataformas, como instalar e também sobre atualização dos aplicativos;
  • Deixe todas as regras expostas;
  • Quando for criar um formulário, sempre procure deixar as perguntas claras e objetivas para que não haja dúvidas.

Então, com todos esses benefícios, você pode dar adeus ao deslocamento, ao telão, ao data show, aos paéis e às longas horas de assembleia! Entramos na nova era das assembleias virtuais de sucesso, para otimizar ainda mais a vida condominial.

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