9 dicas para manter o controle do fluxo de caixa para condomínios!

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Administrar as contas de um condomínio requer organização e um cuidado todo especial. Para isso, manter o controle do fluxo de caixa é essencial para condomínios, visto que é o que vai garantir a administração financeira do local, bem como uma melhor tomada de decisões.

Avaliar o que pode ser somado ao cálculo sem comprometer as finanças do condomínio é fundamental. Dentre os itens do fluxo de caixa estão os lançamentos, contas a pagar e a receber, além dos relatórios que contribuem para interpretar as informações financeiras.

Neste post, você vai conhecer algumas dicas importantes de como manter o controle do fluxo de caixa de um condomínio com o correto acompanhamento das finanças. Continue a leitura e confira!

1. Comece com um planejamento 

Antes de desenvolver o fluxo de caixa para o condomínio, é essencial pensar no seu planejamento, definindo a finalidade, assim como as informações que devem fazer parte desse sistema para que nada fique de fora.

Para isso, é necessário fazer uma análise e levantar todos os gastos que devem entrar, bem como as receitas e pagamentos. Desse jeito, será mais fácil organizar as finanças do condomínio.

2. Estabeleça um período para o fluxo de caixa

O fluxo de caixa mensal é o ideal para um melhor controle e gerenciamento das finanças de um condomínio. A cada início de mês será criada pelo síndico uma nova planilha onde constarão todas as informações importantes. 

No entanto, para condomínios muito grandes, em que o fluxo tem uma movimentação maior, o indicado é que ele seja semanal ou quinzenal para não ocorrer o acúmulo de informações e ocasionar confusão.

3. Registre todas as movimentações financeiras do condomínio

O fluxo de caixa adequado deve incluir todas as movimentações financeiras feitas naquele período, seja de entrada ou de saída de caixa. Esse cuidado garante que se tenha noção sobre as principais despesas do condomínio e de que forma podem ser implementadas mudanças para a diminuição desse total.

Com a verificação de tudo que entra como despesa, é possível fazer uma melhor previsão e, até mesmo, cortar determinados custos dispensáveis. Da mesma forma, ocorre em relação à receita, sendo possível estudá-la e potencializá-la ainda mais.

4. Separe as entradas e saídas

Cuide para não deixar de registrar qualquer movimentação independentemente do valor, seja de entrada ou saída. Categorizar a movimentação financeira é também uma boa medida de controle, assim será fácil saber os diferentes tipos de gastos e receitas. 

A especificidade na categorização vai ajudar a saber as prioridades do condomínio e as coisas que podem aguardar para um momento mais propício para serem adquiridas ou executadas. Muitas vezes, o adiamento de determinada compra é necessário, visto que alguma obra ou reforma está em curso e uma decisão precipitada pode comprometer o orçamento.

5. Planeje a longo prazo

Para um fluxo de caixa eficiente é importante ter em mente a necessidade do planejamento. Ou seja, é possível que se faça uma projeção para o ano inteiro. Essa medida permite que se avalie o momento e se tenha perspectiva para o futuro, com a possibilidade de fazer um planejamento de uma determinada obra, por exemplo.

Outra medida importante é estipular despesas e receitas mensalmente, permitindo fazer uma comparação ao final do mês de tudo que foi gasto e recebido. Dessa forma, é possível saber o que deve ser mantido, bem como aqueles gastos inesperados que ocorreram.

6. Tenha um controle diário

Em um condomínio, existem gastos diários que merecem atenção, daí a importância do gestor reservar alguns minutos para fazer um controle do que saiu durante o dia. É muito importante que com frequências esses gastos sejam avaliados e, principalmente, controlados.

Algumas despesas, como consertos extraordinários e obras inesperadas não podem passar despercebidos, visto que muitas vezes são despesas relevantes e que fazem muita diferença nas finanças mensais. Por isso, a importância de sempre que houver uma movimentação, atualizar os campos correspondentes.

Apesar de ser trabalhosa, com o tempo o síndico se acostuma a fazer essas atualizações diárias e em pouco tempo notará o quanto essa medida manterá tudo em ordem — facilitando a gestão.

7. Use a tecnologia

Apesar de muitos síndicos fazerem o fluxo de caixa com a ajuda de alguma planilha, como o Excel, a medida mais tranquila é usar a tecnologia a seu favor. Sim, pois hoje existem sistemas de gestão financeira que facilitam bastante essa tarefa. 

Um software, com tudo especificado e organizado, diminui bastante as possibilidades de erros e garante o acompanhamento do fluxo de caixa para condomínios muito mais simples e rápido.

8. Disponibilize o fluxo de caixa aos interessados

Para uma gestão mais transparente, as anotações no fluxo de caixa devem ser fiscalizadas não somente pelo síndico, mas também pelos membros do conselho — o trabalho deve ser feito de uma forma conjunta. 

Outra medida importante é disponibilizar o fluxo de caixa para os outros membros do conselho, bem como para os moradores do condomínio, sendo essa uma boa forma de tornar a administração o mais clara possível quanto aos gastos e receitas. Desse jeito, é viável que todos contribuam para boas soluções.

9. Efetue análises 

Por fim, não deixe de realizar análises no fluxo de caixa. Dessa forma, será possível saber sobre qual é a real situação das contas do condomínio no momento. Assim, torna-se mais fácil evitar excessos e controlar os gastos que possam surgir.

Uma boa análise proporciona ao síndico a possibilidade de planejar estratégias para reformas e melhorias no condomínio, sem deixar de pensar nos gastos. Além isso, com tal cuidado, não será necessário usar recursos do fundo de reserva.

Como você conferiu neste conteúdo, o fluxo de caixa para condomínios deve ser muito bem organizado e contar com uma administradora parceria pode ser uma excelente ideia para a obtenção de ótimos resultados, afinal, a responsabilidade de construir os balancetes será da empresa e o síndico poderá se concentrar na análise dos gastos e em estratégias de economia.

Gostou deste post? Conheça, então, essa e outras boas soluções para condomínios que nós oferecemos para nossos clientes e se surpreenda! Entre em contato conosco!

Perguntas frequentes:

Como fazer um bom fluxo de caixa para o condomínio?

Para fazer um bom fluxo de caixa você precisa começar com um bom planejamento, depois estabeleça um período para o fluxo, registre todas as movimentações, separe as entradas e saídas, planeje a longo prazo, tenha um controle diário, use a tecnologia, disponibilize o fluxo de caixa aos interessados e efetue análises.

Como fazer um planejamento de fluxo de caixa?

É necessário fazer uma análise, definir a finalidade, assim como as informações que devem fazer parte do fluxo de caixa para que nada fique de fora.

Como estabelecer o período certo para o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa mensal é o ideal para um melhor controle e gerenciamento. Para condomínios grandes, o indicado é que ele seja semanal ou quinzenal para não ocorrer o acúmulo de informações e ocasionar confusão.

A tecnologia ajuda no fluxo de caixa?

Muitos síndicos fazem o fluxo de caixa com a ajuda de alguma planilha, como o Excel ou algum software, com tudo especificado e organizado. O que diminui bastante as possibilidades de erros, é uma medida tranquila e aconselhável usar a tecnologia a seu favor.

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