4 dicas para um balanço contábil perfeito no seu condomínio!

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O balanço contábil é uma obrigação não tão simples de se fazer, mas essencial para a uma boa gestão. Quando estamos falando de um condomínio, o processo pode ser ainda mais complicado, justamente pela falta de profissionalização por parte de quem administra.

Afinal, em um primeiro momento, é o síndico que deve fazer essa tarefa, e isso envolve uma série de informações importantes, como os registros financeiros e patrimoniais que costumam ser difíceis de administrar sozinho.

Nesse sentido, como tornar a geração desse importante documento mais eficaz? Neste texto, vamos apresentar algumas dicas para fazê-lo! Continue!

O que é um balanço contábil?

Acredite, não é incomum que esse documento não seja do conhecimento da gestão do condomínio, pelo menos, inicialmente. Isto porque, é habitual que o balanço contábil seja destinado às empresas. Porém, não se deve olhar tão superficialmente. Um prédio tem CNPJ, contrata funcionários e serviços, faz compras e tem muitas obrigações parecidas com um negócio.

Portanto, ao descrever o balanço contábil, de uma companhia ou de um condomínio, estamos nos referindo a um relatório em que estão todas as movimentações financeiras do empreendimento. 

No caso de um condomínio, as informações coletadas são relacionadas à rotina do prédio, como os salários dos funcionários, horas extras, FGTS, contas de água, luz, gás, contratos de manutenção, recarga de extintores, etc.

Qual é a importância para o condomínio?

Primeiramente, é preciso dizer que o balanço contábil é uma obrigação legal. Ele é determinado pelo Código Civil, no artigo 1.348, e o síndico é o responsável por entregá-lo. Só essa informação já define como esse documento é importante para o prédio. Porém, além disso, os dados coletados nesse relatório fornecem informações importantíssimas para a rotina financeira, oferecendo vantagens como:

  • evitar fraudes: com os dados das entradas e saídas dos condôminos registrados, além das notas fiscais e outros documentos, o condomínio tem informações suficientes para fazer checagens e impedir a manipulação de despesas, como a utilização de recibos falsos, gastos desnecessários e, até, desvio de recursos;
  • verificar origem dos gastos: no balanço, é preciso anotar tanto a quantia dos recursos arrecadados quanto o que foi gasto. A gestão e os membros da assembleia têm em suas mãos, dessa forma, um importante documento. Um relatório que mostra como o dinheiro do prédio foi utilizado e pode auxiliar na hora de fazer o planejamento para os próximos meses;
  • auxiliar no planejamento tributário: não são só capturados os dados financeiros, notas fiscais também são registradas nesse tipo de relatório. O que, para a prestação de contas, principalmente no caso dos tributos, é muito útil. A gestão acaba por adquirir um material ideal para realizar o planejamento tributário, identificar o que já foi pago e o que pode ser deduzido.

Quais as dicas para fazer o balanço contábil para o seu condomínio?

Já acompanhamos o quanto esse documento é fundamental para a rotina financeira do condomínio. Ele apresenta informações cruciais para entender de que forma o dinheiro arrecadado com aluguéis e taxas é usado, além de garantir o controle das finanças. Porém, como fazê-lo de forma eficiente? Aqui, separamos 4 dicas de que como gerar um balanço contábil perfeito. Confira!

1. Conheça a estrutura

Já sabemos que todos os tipos de pagamentos e recebimentos devem fazer parte do balanço. Porém, essas informações não podem estar dispostas de qualquer maneira. Há um padrão na forma como esses dados devem estar distribuídos no relatório. Sendo assim, esse documento geralmente é dividido em:

  • ativos: eles representam todos os recursos que um condomínio tem, independentemente da origem, ou seja, os bens, os investimentos e o dinheiro em caixa;
  • passivos: aqui já são os pagamentos realizados periodicamente pelo prédio. Sejam eles fixos (contas de luz, água, gás, entre outros), sejam variáveis (manutenções, compras de artigos para decoração, etc);
  • patrimônio líquido: essa é a diferença entre os ativos e passivos, isto é, aquilo que sobrou dos ativos depois dos pagamentos.

2. Use a tecnologia

Uma das grandes qualidades dos nossos tempos é que existem ferramentas tecnológicas para todo o tipo de necessidade, isso inclui as financeiras. Logo, há uma infinidade de softwares capazes de capturar e registrar todas essas informações e não só mantê-las, como calculá-las de acordo com a necessidade.

Para quem lida com dados tão complexos quanto os do balanço, esse tipo de ajuda pode fazer uma grande diferença, tornando a manutenção das informações mais ágil e proporcionando cálculos exatos.

3. Registre diariamente as despesas

O balanço contábil costuma ser feito mensalmente e deve ser apresentado na assembleia geral do condomínio. No entanto, é um erro bem grande juntar as informações necessárias apenas no fim do mês. Isso, além de tornar mais demorado o trabalho de elaboração do relatório, pode prejudicar as informações, já que as chances de ter dados incompletos por falta de registro é grande.

Por isso, o ideal é anotar as informações financeiras diárias, além de guardar todos os recibos e notas para ter sucesso na elaboração do balanço. Dessa maneira, é possível fazer um relatório completo e sem erros.

4. Contrate uma empresa especializada

Mesmo que o balanço seja uma obrigação do síndico, é possível que ele não tenha as qualificações necessárias para fazer um bom relatório, bem como não consiga tempo para tal. Nesse sentido, empresas como a Embracon podem ser a melhor alternativa.

Esse tipo de contratação fornece as ferramentas necessárias, como profissionais contábeis especializados em condomínios e que ajudam a gerar um balanço contábil correto, além de otimizar o trabalho do síndico e fornecer um suporte para outras questões administrativas, como a manutenção dos tributos.

Ao longo deste texto, falamos sobre o balanço contábil e de como ele é um documento importante para o condomínio entender o que acontece com seus recursos financeiros. Além disso, é um relatório obrigatório e que deve ser entregue e analisado durante a assembleia geral, funcionando como uma espécie de prestação de contas por parte síndico.

Caso o seu prédio esteja com dificuldades de coletar as informações financeiras necessárias e gerar um balanço contábil correto, convidamos a conhecer os serviços da Embracon. Somos uma empresa especialista no mercado condominial e temos profissionais qualificados para resolver as suas questões. Conheça mais agora!

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